株式会社UHD（以下「当社」といいます。）は、TripCoreのWebサイト（以下「本サイト」といいます。）へのお問い合わせから、TripCore（以下「本サービス」といいます。）の利用までに関連して取り扱う個人情報について、以下のとおり定めます。
1. 事業者の名称等
- 事業者名：株式会社UHD
- 所在地：東京都品川区西五反田7-23-1 第3TOCビル 10階7号
- 代表者：梅本 健太
本サービスの提供・利用契約および本サイトへのお問い合わせに関する個人情報の取扱主体は当社です。
2. 取得・取り扱う情報
当社は、次の情報を取得・取り扱います。
- お問い合わせ・無料相談・商談に関する情報：会社名、氏名、メールアドレス、業態、お問い合わせ内容、相談・対応の履歴等
- 契約・アカウントに関する情報：会社名、担当者の氏名・所属・連絡先、アカウント情報、契約・料金請求に関する情報等
- 本サービスに登録される情報：案件、依頼メール本文、旅行者の氏名・人数・年齢・連絡先・日程・希望、行程、見積・請求・入金、ガイド・手配先・仕入先、緊急連絡先等の業務データ
- 本サービスの利用に伴う情報：ログイン履歴、操作ログ、AI機能への入力および処理結果等
- 本サイトの利用に伴う情報：IPアドレス、ブラウザ・端末情報、アクセス日時、閲覧ページ等
依頼内容や業務データには、食事制限・アレルギー、歩行や階段に関する配慮、安全上の注意等が含まれる場合があります。本サービスを利用する企業は、必要な同意その他の適法な根拠を確保し、業務上必要な範囲に限って登録してください。
3. 利用目的
当社は、取得した情報を次の目的で利用します。
- お問い合わせへの回答、無料相談・デモ・商談の日程調整および実施のため
- 本サービスの案内、利用申込みへの対応、契約の締結・管理、料金請求のため
- アカウントの発行・認証、本サービスの提供・維持・保守・障害対応のため
- AI機能による依頼内容の条件抽出、行程等の第一案作成、施設情報の検索補完のため
- 本サービスの導入・利用に関する支援やお問い合わせへの対応のため
- 不正アクセス、迷惑送信、不正利用その他のセキュリティ上の問題の検知・防止・調査のため
- 本サイトおよび本サービスの利用状況の把握と品質改善のため
- 法令・契約上の義務の履行および上記の目的に付随する業務のため
利用企業が登録した案件・旅行者等の業務データ（以下「顧客データ」といいます。）は、利用企業からの委託に基づき、本サービスの提供に必要な範囲で取り扱います。第7号を含め、本ポリシーによって顧客データの独自の営業利用、情報販売、コンテンツデータベースへの転用その他サービス提供を超える二次利用を認めるものではありません。
4. 本サイトのCookieおよび外部送信
本サイトのお問い合わせフォームでは、迷惑送信防止のためCloudflare Turnstileを利用します。フォームの表示・送信に伴い、検証に必要なIPアドレス、ブラウザ・端末情報、検証用トークン等がCloudflareに送信されます。
相談予約欄ではGoogle Calendarの予約ページを埋め込み表示する場合があります。ページの表示または予約時に、通信情報および利用者が入力した予約情報がGoogleに送信されます。これらのサービスによる情報の取扱いは、CloudflareのプライバシーポリシーおよびGoogleのプライバシーポリシーもご確認ください。
5. 第三者提供と委託
当社は、法令により認められる場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。サービスの提供や営業・お問い合わせ対応等に必要な範囲で、個人データの取扱いを外部事業者に委託することがあります。当社は、委託先に対して必要かつ適切な監督を行います。
本サイトの問い合わせ内容は、回答や商談対応のため、営業代行先の株式会社Tale Naviに通知します。Tale Naviによる利用は当社から委託された業務に必要な範囲に限ります。案件・旅行者等の顧客データを委託先に取り扱わせる場合も、委託業務に必要な範囲に限り、委託先独自の営業や分析には利用させません。利用企業から当社が取扱いを委託された個人データを再委託する場合は、契約条件と法令に従います。
6. 主な外部サービス
- Google Cloud：本サイトの問い合わせ処理・問い合わせ管理用データベース、本サービスのアプリケーション、Cloud SQLのデータベース、Cloud Storageのファイル保存等に利用します。問い合わせ情報、契約・利用者情報、顧客データ、AI機能の処理結果等を取り扱います。
- Firebase Authentication：本サービスの利用者認証に利用します。認証情報はFirebase Authenticationで取り扱い、本サービスのアプリケーションデータベースにパスワードを保存しません。
- Resend：営業代行先へのお問い合わせ通知メールの送信に利用します。会社名、氏名、メールアドレス、業態、お問い合わせ内容等をメールに含めます。フォームから受け付けた情報は、通知前に問い合わせ管理用データベースへ保存します。
- Cloudflare Turnstile・Google Calendar：第4項に記載した用途に利用します。
- Googleの生成AI・検索サービス：第8項に記載した用途と範囲で利用します。
外部サービスでの処理・保存場所やログ・バックアップの保存期間は、利用するサービス、契約および設定によって異なります。国内のデータベースを利用する場合でも、外部サービスを含むすべての処理や保存が国内で行われることを保証するものではありません。外国にある事業者への個人データの提供に当たる場合は、法令に従って必要な措置を講じます。
7. 顧客データの取扱い
当社は、利用企業の顧客データを本サービスの提供、保守、障害対応その他契約上必要な範囲で取り扱います。他の利用企業が閲覧できる状態では提供しません。委託先による取扱いも、当社から委託された業務に必要な範囲に限ります。
顧客データの契約終了後のエクスポート、保存および削除は、利用規約、申込書または個別契約に従います。
8. AI機能における情報の取扱い
本サービスのAI機能では、条件抽出、行程等の第一案作成、施設情報の検索補完のため、Gemini等の外部AI・検索サービスに次の情報を送信する場合があります。
- 条件抽出：入力された依頼メール本文。氏名、連絡先、年齢、食事制限・アレルギー、移動・安全上の配慮等が含まれる場合は、これらも送信されます。
- 第一案作成：抽出した旅行条件、日程、訪問先、希望、担当者の追加指示、候補情報等。
- 施設情報の検索補完：施設名・所在地に加え、種類、地域、利用時間帯、人数、食事制限、行程メモ等。自由記述に個人情報が含まれる場合、その情報も送信されることがあります。
AI機能の出力は、本サービスのデータベースに保存し、担当者による確認・編集に利用します。外部AI・検索サービス側での処理、学習利用、ログの保存対象・期間・場所は、利用する接続方式、機能、契約および設定に従います。特定の接続方式の条件が、他の接続方式にも適用されるとは限りません。利用企業は、処理に不要な個人情報や秘密情報を入力しないでください。
9. 安全管理措置
当社は、個人データへの不正アクセス、漏えい、滅失または毀損等を防ぐため、情報の性質やリスクに応じて必要かつ適切な安全管理措置を講じます。アクセス権限の管理、認証、通信の保護、従業者の管理および委託先の監督等を行います。措置の詳細については、法令に従い、第12項の窓口へお問い合わせいただいた方に必要な範囲で回答します。
10. 保存期間および削除
当社は、利用目的の達成または法令・契約上必要な期間、個人情報を保存します。必要がなくなった情報は、適切な方法で削除または廃棄するよう努めます。問い合わせ情報は問い合わせ管理用データベースに保存します。顧客データの契約終了後の取扱いは、適用される申込書・個別契約等に従います。バックアップや外部サービス上のデータは、それぞれ適用される保存・削除サイクルに従います。
11. 開示、訂正、利用停止等
本人は、法令に基づき、当社が保有する本人の個人データについて、利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止等を請求できる場合があります。第12項の窓口へ、氏名、返信先、対象となる情報および希望する手続をお知らせください。
本人確認の方法は請求内容に応じて個別にご案内します。代理人からの請求では代理権も確認します。初回の連絡時に本人確認書類を添付する必要はありません。請求を確認した後、法令に従って対応し、応じられない場合はその理由を説明します。利用目的の通知および開示に係る手数料は徴収しません。
利用企業から委託を受けて取り扱う旅行者等の情報については、当社が開示等を判断できる範囲と、利用企業が判断する範囲を区別し、必要に応じて利用企業の窓口をご案内します。当社の委託先が取り扱う情報の請求も、当社が窓口となります。
12. お問い合わせ窓口
本サイトまたは本サービスにおける個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、開示等の請求は、株式会社UHDの以下の窓口で受け付けます。営業・サービスに関する通常のお問い合わせは、本サイトのフォーム等で受け付け、営業代行先が対応する場合があります。
メールアドレス：info@uhd-inc.jp
13. 本ポリシーの変更
当社は、法令やサービス内容の変更等に応じて本ポリシーを変更することがあります。重要な変更は、本サイトへの掲載その他適切な方法でお知らせします。